Când pleci dintr-o firmă, contractul de muncă se încheie, dar nevoia de a dovedi ce ai lucrat acolo rămâne. Vei avea nevoie de acte de plecare la următorul angajator, la agenția pentru ocuparea forței de muncă, la bancă, la Casa de Pensii și uneori în instanță. Codul muncii obligă angajatorul să-ți elibereze, la cerere, un document care atestă activitatea desfășurată, durata ei, salariul și vechimea în muncă, în meserie și în specialitate, precum și copii ale documentelor din dosarul tău personal.
Ghidul de mai jos îți spune ce acte să ceri, la ce folosește fiecare, cum le verifici și ce faci dacă angajatorul întârzie. Indiferent dacă pleci prin demisie, concediere sau acord, lista este aproape aceeași; diferă doar unele documente, cum ar fi cele pentru șomaj. Modurile de încetare sunt comparate în Încetarea contractului de muncă: ghid complet al variantelor.
Lista actelor pe care ar trebui să le ai
Pe scurt, la plecare îți trebuie: dovada încetării contractului, dovada vechimii și a veniturilor și documentele cerute de instituțiile la care urmează să mergi.
| Documentul | La ce îți folosește | Când îl ceri |
|---|---|---|
| Decizia de încetare a contractului | dovedește data și temeiul încetării | îl primești la încetare |
| Extrasul din Revisal | arată istoricul contractului: funcție, salariu, program, perioade | la plecare sau oricând ulterior |
| Adeverința care atestă activitatea și vechimea | dovada vechimii în muncă, în meserie și în specialitate | la plecare, la cerere |
| Adeverința pentru șomaj | dosarul de indemnizație de la agenția de ocupare | dacă te înscrii ca șomer |
| Adeverința privind concediile medicale | calculul indemnizațiilor viitoare de concediu medical | pentru noul angajator |
| Fluturașul final și dovada plății lichidării | verificarea sumelor primite la final | în ziua plății |
| Copii din dosarul personal | contract, acte adiționale, evaluări | la cerere, oricând ai nevoie |
Nu toate sunt necesare tuturor. Dacă te angajezi imediat în altă parte, nu ai nevoie de adeverința pentru șomaj; dacă te înscrii la agenția de ocupare, ea devine esențială.
Decizia de încetare a contractului
Decizia de încetare este actul prin care angajatorul constată sau dispune încetarea contractului. Ea trebuie să arate clar data încetării și temeiul: demisie, acordul părților, concediere pentru un anumit motiv, expirarea termenului, încetare de drept.
Verifică două lucruri:
- temeiul corespunde realității (de exemplu, nu scrie „demisie” dacă ai fost concediat sau dacă ați semnat un acord);
- data corespunde preavizului sau datei convenite.
Temeiul contează mai ales pentru dreptul la indemnizația de șomaj, pentru că agenția de ocupare îl verifică. Dacă e greșit, cere în scris corectarea înainte să depui orice dosar. Dacă ai fost concediat, decizia de concediere are mențiuni suplimentare, explicate în Concedierea individuală: motive și condiții legale.
Adeverința de vechime și extrasul din Revisal
Din momentul în care carnetul de muncă a fost înlocuit de registrul electronic, vechimea se dovedește prin Revisal, completat cu adeverințele emise de angajatori. Cele două documente se completează.
Extrasul din Revisal
Revisal este registrul general de evidență a salariaților, pe care angajatorul îl transmite electronic către inspectoratul de muncă. Extrasul arată, pentru fiecare contract, data angajării, funcția și codul COR, salariul, timpul de lucru, modificările și data încetării. Ce informații conține și cum îl poți verifica este explicat în Revisal: ce este registrul salariaților și cum îl verifici.
Ai două surse pentru extras:
- angajatorul, care trebuie să ți-l elibereze la cerere, inclusiv la încetarea contractului;
- inspectoratul teritorial de muncă, unde poți cere extrasul pe baza actului de identitate, inclusiv pentru angajatori anteriori; verifică pe site-ul ITM din județul tău modalitatea actuală de solicitare.
Adeverința care atestă activitatea și vechimea
Adeverința emisă de angajator este utilă pentru detaliile care nu apar complet în Revisal: activitatea efectivă, vechimea în meserie și în specialitate, eventuale condiții deosebite de muncă. Ea poate conta la calculul vechimii pentru anumite drepturi și, mai târziu, la dosarul de pensie.
Sfat: Cere ca adeverința să menționeze explicit funcția, codul COR, perioada, programul (normă întreagă sau timp parțial) și, dacă e cazul, condițiile de muncă. O adeverință vagă, cu „a lucrat în firma noastră”, îți folosește puțin peste zece ani.
Adeverința pentru șomaj
Dacă vrei să te înscrii la agenția județeană pentru ocuparea forței de muncă și să ceri indemnizația de șomaj, dosarul include o adeverință eliberată de angajator, într-un format stabilit de agenție, din care rezultă perioada lucrată, salariul și temeiul încetării.
Câteva lucruri de știut:
- formatul și lista actelor se pot schimba; verifică-le pe site-ul ANOFM sau la ghișeul agenției din județul tău;
- înscrierea are termene, așa că cere adeverința cât mai repede după încetare;
- temeiul încetării din adeverință trebuie să coincidă cu cel din decizie și din Revisal.
Dreptul la indemnizație depinde de modul de încetare: de regulă, concedierea pentru motive neimputabile și expirarea contractului pe durată determinată dau acest drept, în timp ce demisia și acordul părților, ca regulă, nu. Detalii despre acordul părților în Încetarea prin acordul părților: avantaje și riscuri.
Adeverința privind concediile medicale
Pentru calculul indemnizației de concediu medical, contează stagiul de cotizare și concediile medicale avute anterior. De aceea, noul angajator îți poate cere o adeverință de la fostul angajator cu numărul zilelor de concediu medical și cu veniturile din ultimele luni.
Dacă ai avut concedii medicale lungi sau ești însărcinată și urmează un concediu de maternitate, această adeverință devine importantă. Cere-o înainte de plecare, cât timp departamentul de salarizare are toate datele la îndemână. Cum funcționează concediul medical și ce documente sunt implicate afli în Concediul medical: ce trebuie să știe salariatul.
Documentele financiare: lichidarea și fluturașul final
Ultima plată, numită în practică lichidare, trebuie însoțită de un fluturaș din care să rezulte ce sume ai primit și ce rețineri s-au făcut.
| Elementul din lichidare | Ce verifici |
|---|---|
| Salariul pentru zilele lucrate | numărul de zile din ultima lună |
| Sporuri și ore suplimentare | dacă apar cele din ultima perioadă |
| Concediul de odihnă neefectuat | numărul de zile și valoarea lor |
| Prime și bonusuri câștigate | dacă regulile lor permit plata la plecare |
| Sume compensatorii | dacă sunt prevăzute de acord sau de contractul colectiv |
| Rețineri | dacă sunt legale și justificate (de exemplu, avansuri) |
Despre cum citești fluturașul rând cu rând găsești detalii în Fluturașul de salariu: cum îl citești rând cu rând, iar despre plata zilelor de concediu în Concediul de odihnă neefectuat: reportare și compensare. Dacă sumele nu se potrivesc, cere în scris explicații înainte de a semna vreo confirmare de tipul „nu mai am pretenții”.
Pentru alte instituții, de exemplu o bancă la care ceri un credit, poate fi nevoie de o adeverință de venit; dacă știi asta dinainte, cere-o înainte de plecare.
Copii din dosarul personal și alte acte utile
Pe lângă documentele de mai sus, ai dreptul să ceri copii ale documentelor din dosarul tău personal. Unele dintre ele îți pot fi utile mai târziu, mai ales dacă apare un litigiu.
- contractul individual de muncă și toate actele adiționale (vezi și Actul adițional: cum se modifică contractul de muncă);
- fișa postului și eventualele modificări;
- evaluările anuale de performanță;
- deciziile de promovare, de majorare salarială sau de sancționare;
- certificatele de la cursurile urmate pe cheltuiala firmei;
- fișa de aptitudine de la medicina muncii.
Dacă ai lăsat la angajare originale ale unor acte de studii sau certificate, cere-le înapoi. Angajatorul trebuie să păstreze în dosar copii, nu originale.
Cum ceri actele și ce faci dacă nu le primești
Cea mai sigură cale este o cerere scrisă, înregistrată la angajator, în care enumeri documentele dorite. Așa ai o dată de la care poți urmări răspunsul.
- Redactează cererea cu lista exactă a documentelor.
- Depune-o la registratură sau trimite-o pe e-mailul oficial, cu confirmare.
- Notează numărul de înregistrare.
- Dacă nu primești actele într-un termen rezonabil, revino cu o a doua cerere.
- Dacă angajatorul refuză sau nu răspunde, poți sesiza inspectoratul teritorial de muncă, după pașii din Plângerea la ITM: cum o faci și ce urmează după depunere.
Atenție: Angajatorul nu poate condiționa eliberarea actelor de semnarea unei declarații prin care renunți la pretenții sau de plata unor sume pe care le consideră datorate. Dacă există o dispută despre bani, ea se rezolvă separat.
Informațiile de mai sus au caracter general. Formatul documentelor cerute de instituții și regulile de eliberare se pot modifica; verifică cerințele actuale la ITM, la agenția de ocupare sau la Casa de Pensii și, pentru situații conflictuale, cere sfatul unui avocat.
Lista de verificare pentru ultima zi
Înainte să predai legitimația, parcurge această listă:
- Am decizia de încetare, cu data și temeiul corect?
- Am cerut sau primit extrasul din Revisal?
- Am depus cererea pentru adeverința de vechime?
- Am nevoie de adeverința pentru șomaj și am cerut-o?
- Am adeverința cu zilele de concediu medical, dacă noul angajator o cere?
- Am verificat lichidarea și zilele de concediu plătite?
- Am copii ale contractului, actelor adiționale și fișei postului?
- Am semnat procesul-verbal de predare a bunurilor firmei?
Ce iei cu tine din acest ghid
Actele de plecare sunt dovada vieții tale profesionale și îți vor folosi la noul loc de muncă, la șomaj și, peste ani, la pensie. Cere-le în scris, verifică datele și temeiul încetării și păstrează copii, inclusiv în format electronic.
De reținut:
- decizia de încetare trebuie să aibă data și temeiul corect;
- extrasul Revisal îl poți obține de la angajator sau de la ITM;
- adeverința de vechime trebuie să fie detaliată;
- adeverința pentru șomaj are un format stabilit de agenția de ocupare;
- angajatorul nu poate condiționa eliberarea actelor.
Întrebări frecvente
Mai există carnetul de muncă?
Nu. Carnetul de muncă a fost înlocuit de registrul electronic Revisal. Pentru perioadele anterioare, carnetul rămâne însă dovadă a vechimii, așa că păstrează-l.
Pot obține extrasul Revisal fără ajutorul angajatorului?
Da. Poți cere extrasul la inspectoratul teritorial de muncă, pe baza actului de identitate. Verifică pe site-ul ITM din județul tău cum se depune cererea.
Ce fac dacă decizia de încetare are temeiul greșit?
Cere în scris angajatorului corectarea, cu argumente. Temeiul contează mai ales pentru șomaj, iar dacă angajatorul refuză, discută cu un avocat sau sesizează ITM.
Angajatorul poate să nu-mi dea actele până nu returnez laptopul?
Nu poate condiționa eliberarea documentelor care atestă activitatea de alte obligații. Predarea bunurilor se rezolvă separat, ideal prin proces-verbal.
Cât timp păstrez actele de la fostul angajator?
Practic, toată viața profesională. Actele care dovedesc vechimea și veniturile pot fi cerute la stabilirea pensiei, uneori după zeci de ani.
