Regulamentul intern și fișa postului sunt două documente pe care mulți salariați le semnează în grabă, la angajare, și pe care le recitesc abia atunci când apare o problemă: o sancțiune, o evaluare nefavorabilă, o sarcină pe care nu știu dacă trebuie să o facă. Ambele au însă un rol important. Regulamentul intern stabilește regulile comune ale firmei, iar fișa postului spune ce anume ai tu de făcut.
Ghidul de mai jos explică ce trebuie să cuprindă fiecare, când produc efecte, cum se modifică și ce poți face dacă o prevedere ți se pare nelegală. Este important mai ales pentru că abaterile disciplinare și evaluarea profesională se raportează aproape întotdeauna la aceste două documente. Contextul general al contractului îl găsești în Contractul individual de muncă: ghid complet pentru salariați.
Ce sunt și prin ce diferă cele două documente
Regulamentul intern este actul prin care angajatorul stabilește regulile de organizare și disciplină valabile pentru toți salariații, iar fișa postului este documentul individual care descrie atribuțiile, responsabilitățile și cerințele unui anumit post. Primul e general, al doilea e personal.
| Criteriu | Regulamentul intern | Fișa postului |
|---|---|---|
| Pentru cine | Toți salariații firmei | Un post sau o funcție anume |
| Cine îl întocmește | Angajatorul, după consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților | Angajatorul, de obicei prin șeful direct și departamentul de resurse umane |
| Ce conține | Disciplina, procedura disciplinară, SSM, nediscriminare, reclamații, evaluare | Atribuțiile, relațiile ierarhice, cerințele postului, criteriile de performanță |
| Când produce efecte | După aducerea la cunoștința salariaților | La semnare, ca anexă la contract |
| Cum se modifică | Prin aceeași procedură ca la adoptare | Prin actualizare comunicată sau prin act adițional, în funcție de amploarea schimbării |
Ambele trebuie să respecte legea, contractul colectiv aplicabil și contractul tău individual. Niciunul nu poate reduce drepturile pe care ți le dă legea.
Ce trebuie să cuprindă regulamentul intern
Codul muncii stabilește un conținut minim obligatoriu al regulamentului intern, la care angajatorul poate adăuga reguli specifice activității lui. Regulamentul trebuie să existe la orice angajator cu salariați.
Conținutul minim cuprinde reguli privind:
- securitatea și sănătatea în muncă în cadrul unității;
- respectarea principiului nediscriminării și înlăturarea oricărei forme de încălcare a demnității;
- drepturile și obligațiile angajatorului și ale salariaților;
- procedura de soluționare a cererilor și reclamațiilor individuale ale salariaților;
- disciplina muncii în unitate;
- abaterile disciplinare și sancțiunile aplicabile;
- procedura disciplinară;
- modalitățile de aplicare a altor dispoziții legale sau contractuale specifice;
- criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.
Pe lângă acestea, multe regulamente includ programul de lucru, regulile pentru pauze, folosirea echipamentelor și a e-mailului de serviciu, politica privind telemunca sau procedura de semnalare a hărțuirii. Despre acest ultim subiect, vezi Hărțuirea la locul de muncă: definiție și căi de acțiune.
Sfat: Cere o copie a regulamentului intern sau întreabă unde este afișat ori publicat (de exemplu, pe intranet). Citește în special capitolele despre abateri, procedura disciplinară și evaluare. Acolo se află regulile care te pot afecta cel mai direct.
Când produce efecte regulamentul intern
Regulamentul intern produce efecte față de salariați din momentul în care le-a fost adus la cunoștință. Obligația de informare revine angajatorului, care trebuie să poată dovedi că ai aflat de conținutul lui.
Modalitățile uzuale de încunoștințare sunt:
- semnătura ta pe un exemplar sau pe o listă de luare la cunoștință;
- afișarea în locuri accesibile din sediul firmei;
- comunicarea electronică, de exemplu pe e-mail sau pe intranet, cu confirmare de primire.
Orice modificare a regulamentului urmează aceeași procedură: consultare, apoi aducere la cunoștință. O regulă nouă, introdusă fără informarea salariaților, nu le este opozabilă.
Consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților nu înseamnă că aceștia trebuie să fie de acord cu fiecare prevedere: decizia finală aparține angajatorului, dar opiniile lor trebuie cerute înainte. În firmele mici, fără sindicat, salariații își pot alege reprezentanți tocmai pentru astfel de consultări. Dacă la tine în firmă nu s-a întâmplat niciodată, merită să întrebi cum a fost adoptat regulamentul. Pentru salariații noi, regulamentul ar trebui prezentat la angajare, alături de contractul de muncă și clauzele lui.
Cum contești o prevedere din regulament
Dacă o prevedere a regulamentului îți încalcă un drept, o poți sesiza mai întâi angajatorului, iar dacă răspunsul nu te mulțumește, te poți adresa instanței. Legea cere să dovedești încălcarea unui drept al tău, nu doar dezacordul față de o regulă.
Etapele contestării
- Sesizarea angajatorului: trimiți o cerere scrisă, în care arăți ce prevedere contești și ce drept îți încalcă.
- Răspunsul angajatorului: acesta îți comunică modul de soluționare.
- Sesizarea instanței: controlul legalității prevederilor din regulament aparține instanțelor judecătorești, care pot fi sesizate într-un termen scurt, de 30 de zile de la comunicarea răspunsului angajatorului, potrivit Codului muncii în forma cunoscută la data scrierii.
Pentru că termenul este scurt și poate fi modificat de legiuitor, verifică textul în vigoare sau discută cu un avocat imediat ce primești răspunsul. Imaginea generală a căilor de acțiune o găsești în Litigiile de muncă: ghid complet pentru salariați.
Important: Prevederile din regulament contrare legii nu produc efecte, chiar dacă nu le-ai contestat. De exemplu, o regulă care ar permite amenzi în bani pentru întârzieri este interzisă: Codul muncii interzice expres amenzile disciplinare.
Ce trebuie să conțină fișa postului
Fișa postului este anexă la contractul individual de muncă și descrie atribuțiile, responsabilitățile, relațiile ierarhice și cerințele postului. Ea face parte din obligația de informare a angajatorului și trebuie să corespundă funcției din contract.
O fișă a postului completă cuprinde, de obicei:
- denumirea postului și codul COR, identice cu cele din contract;
- poziția în organigramă: cui raportezi, pe cine coordonezi;
- atribuțiile principale, formulate concret, cu verbe de acțiune;
- responsabilitățile și limitele de competență (de exemplu, ce poți aproba singur);
- cerințele postului: studii, experiență, competențe, autorizații;
- condițiile de muncă: program, deplasări, riscuri specifice;
- criteriile de evaluare a performanței.
| Formulare vagă | Formulare clară |
|---|---|
| „Se ocupă de clienți” | „Răspunde la solicitările clienților primite pe e-mail și telefon în cel mult o zi lucrătoare” |
| „Ajută la inventar” | „Participă la inventarul lunar al depozitului și semnează listele de inventar” |
| „Și alte sarcini dispuse de șef” | „Alte sarcini compatibile cu calificarea și funcția, dispuse de șeful ierarhic” |
Mențiunea „alte sarcini”
Mențiunea „îndeplinește și alte sarcini dispuse de superiorul ierarhic” apare în aproape toate fișele. Ea este, în general, interpretată ca referindu-se la sarcini compatibile cu funcția și calificarea ta, nu la orice activitate. O sarcină complet diferită de postul tău poate însemna, de fapt, schimbarea felului muncii.
Cum se modifică fișa postului
Actualizările minore ale fișei postului, care nu schimbă natura funcției, se pot face de angajator cu informarea ta, în timp ce schimbarea felului muncii cere acordul tău printr-un act adițional. Linia de demarcație nu e întotdeauna evidentă, așa că merită analizată fiecare situație.
Exemple orientative:
- actualizare: o aplicație informatică nouă pentru aceleași sarcini, o procedură internă nouă, redistribuirea unor sarcini similare între colegi;
- schimbarea felului muncii: trecerea de la contabil la agent de vânzări, de la operator la șef de echipă, adăugarea unor responsabilități de alt nivel.
Când schimbarea e substanțială, procedura corectă este cea descrisă în Actul adițional: cum se modifică contractul de muncă. Dacă primești o fișă nouă, citește-o înainte de semnare și notează lângă semnătură, dacă e cazul, „am primit” în loc de „sunt de acord”.
Legătura cu evaluarea și sancțiunile
Regulamentul intern și fișa postului sunt reperele față de care se apreciază dacă ți-ai îndeplinit obligațiile, așa că au un rol central în evaluarea profesională și în procedura disciplinară. O abatere disciplinară presupune încălcarea, cu vinovăție, a unei reguli din lege, regulament, contract sau fișa postului.
Consecințe practice:
- evaluarea se face după criteriile comunicate, nu după criterii noi apărute la final;
- sancțiunile disciplinare se aplică doar pentru abateri prevăzute și după procedura legală, explicată în Sancțiunile disciplinare: tipuri și cum le contești;
- concedierea pentru necorespundere profesională presupune o evaluare prealabilă, potrivit procedurii stabilite în contractul colectiv sau în regulamentul intern; detalii în Concedierea individuală: motive și condiții legale;
- concedierea disciplinară cere, ca regulă, o cercetare prealabilă, descrisă în Concedierea disciplinară: cercetarea prealabilă explicată.
Dacă fișa postului lipsește sau e neclară, este mai greu pentru angajator să dovedească o abatere legată de atribuții, iar pentru tine e mai greu să știi exact ce ți se cere. Din acest motiv, o fișă clară protejează ambele părți.
Recapitulare: regulament și fișa postului
Regulamentul intern stabilește regulile comune ale firmei, iar fișa postului descrie atribuțiile tale. Primul produce efecte după ce ți-a fost adus la cunoștință, a doua este anexă la contract. Ambele trebuie să respecte legea și nu îți pot reduce drepturile.
Pe scurt:
- cere și citește regulamentul intern, mai ales capitolele despre disciplină și evaluare;
- verifică dacă fișa postului corespunde funcției din contract și muncii reale;
- „alte sarcini” înseamnă sarcini compatibile cu postul, nu orice activitate;
- o schimbare substanțială a atribuțiilor cere act adițional;
- prevederile nelegale se contestă la angajator, apoi în instanță, într-un termen scurt.
Articolul are caracter general și nu înlocuiește consultanța juridică. Legislația se poate schimba, iar fiecare regulament are particularitățile lui; pentru o situație concretă, discută cu un avocat specializat în dreptul muncii sau cu Inspectoratul Teritorial de Muncă.
Întrebări frecvente
Este obligatoriu regulamentul intern într-o firmă mică?
Da, Codul muncii cere regulament intern la angajatorii cu salariați, indiferent de mărime. Într-o firmă mică poate fi scurt, dar trebuie să cuprindă elementele minime prevăzute de lege.
Pot fi sancționat pentru încălcarea unei reguli pe care nu o cunoșteam?
Regulamentul produce efecte doar după ce ți-a fost adus la cunoștință. Dacă angajatorul nu poate dovedi informarea, sancțiunea bazată pe acea regulă poate fi contestată.
Pot refuza să semnez o fișă a postului nouă?
Poți refuza dacă fișa schimbă substanțial felul muncii, caz în care e nevoie de act adițional. Pentru actualizări minore, poți semna pentru luare la cunoștință și îți poți exprima în scris obiecțiile.
Regulamentul intern poate prevedea amenzi pentru întârzieri?
Nu. Amenzile disciplinare sunt interzise de Codul muncii. Întârzierile pot fi sancționate doar cu sancțiunile disciplinare prevăzute de lege, după procedura legală.
Cine răspunde dacă fișa postului lipsește?
Angajatorul, pentru că fișa postului face parte din informațiile pe care trebuie să ți le comunice. Cere-o în scris, iar dacă nu o primești, poți sesiza ITM.
